Những điều cần biết trước khi chọn mua máy chấm công

Một hệ thống chấm công cơ bản gồm 2 thành phần là phần cứng và phần mềm, phần cứng là các máy chấm công (máy chấm công vân tay, máy chấm công thẻ cảm ứng, máy chấm công khuôn mặt, máy chấm công thẻ giấy…) có nhiệm vụ ghi nhận thời gian điểm danh của nhân viên (thời gian đi làm, thời gian về) và lưu vào bộ nhớ của máy chấm công. Phần mềm là phần mềm chấm công, nó có nhiệm vụ kết nối với máy chấm công để tải về các bản ghi điểm danh của công nhân viên đã được lưu trước đó trên máy chấm công và thực hiện tính toán để đưa ra các thông số mà nhà quản lý quan tâm (thời gian làm, đi muộn, về sớm, làm thêm…).

Cách lựa chọn phần cứng (máy chấm công) hợp lý.

Đầu tiên bạn cần xác định rõ “phướng án chấm công yêu cầu” mà hệ thống của bạn sẽ áp dụng. Các yêu cầu cơ bản như là: hệ thống của bạn sẽ quản lý bao nhiêu nhân viên, sử dụng công nghệ xác nhận gì (vân tay, thẻ cảm ứng, nhân dạng khuôn mặt hay sử dụng song song). Từ các yêu cầu đó, bạn sẽ chọn ra các máy chấm công có bộ nhớ hợp lý, có hỗ trợ các phương thức xác nhận mà bạn sử dụng, tránh trường hợp mua máy có quá nhiều chức năng mà bạn không bao giờ dùng đế gây lãng phí.

Tiếp theo bạn cần quan tâm đến “phương thức kết nối của máy chấm công với phần mềm”, hiện tại thì các dòng máy chấm công đa số đều hỗ trợ các chuẩn kết nối với máy tính như RS232, RS485, TCP/IP, Wifi… mỗi chuẩn đều có ưu nhược điểm riêng vì thế tùy theo địa hình lắp đặt, khoảng cách nắp đặt mà bạn chọn chuẩn kết nối hợp lý. Theo các kỹ thuật viên của Fitech Việt Nam thì nên chọn TCP/IP là tối ưu nhất vì tốc độ sự ổn định và tính đơn giản khi triển khai.

Sau cùng bạn cần quan tâm đến “môi trường lắp đặt máy chấm công”, đối với những nơi có nguồn nhiễu lớn (trong xưởng sản xuất, nhà máy, xí nghiệp…), nguồn điện không ổn định, hay điểm lắp máy ngoài trời nhiều bụi và mưa ướt thì bạn phải quan tâm đến các dòng hỗ trợ các tính năng khác như khả năng chống nước chống bui có pin dự phòng…

Những tiêu chí để lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp.

Đây là phần quan trọng nhất trong hệ thống chấm công, bởi vì nó sẽ quyết định đến việc hệ thống đó có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không. Trên thị trường có khá nhiều nhà cung cấp máy chấm công và tương ứng là các phần mềm chấm công được cung cấp kèm theo máy, mỗi phần mềm lại có nhưng thế mạnh riêng của mình nhưng chung quy lại bạn cần phải xác định rõ 3 điểm sau đây để chọn ra được nhà cung cấp cho hệ thống của mình:

– Số lượng nhân viên phần mềm sẽ quản lý. Một số phần mềm sẽ chạy rất chậm nếu số lượng người dùng quá lớn, bạn nên chọn các nhà cung cấp có các phần mềm chấm công được viết trên nền tảng tiên tiến, có nhiều năm kinh nghiệm và hỗ trợ nhiều kiểu database (cơ sở dữ liệu). Hiện tại phần mềm chấm công của Fitech Việt Nam có thể chạy trên khá nhiều cơ sở dữ liệu như MS access, MS SQL server, MS SQL ce và sử dụng nển tảng framework 4.5 mới nhất.

– Ca làm việc. Nếu hệ thống của bạn chỉ có một ca làm việc hoặc một người chỉ làm một ca làm việc thì bạn không cần phải quan tâm đến, nhưng nếu bạn có nhiêu hơn một ca làm việc và nhân viên của bạn có thể làm các ca làm việc khác nhau (ca làm việc không cố định) thì bạn phải chọn áp dụng cho hệ thống của bạn phần mềm có tính năng tự động tìm ca làm việc để giảm gánh năng cho người sử dụng phần mềm (tránh việc phải định nghĩa ca làm việc bằng tay trên phần mềm). Hiện tại các bản phần mềm của Fitech Việt Nam cũng đều hỗ trợ tự động tìm ca hoặc phần ca băng tay.

– Kiểu tính giờ. Kiểu tính giờ là phương thức mà bạn sẽ áp dụng để tính giờ làm việc của nhân viên sau khi đã chấm công trên máy, tùy theo yêu cầu về dữ liệu đầu ra mà bạn xác định các tính năng cần có như không tính làm thêm sau ca, không tính làm thêm đối với một số nhân viên, không tính đi muộn trong ngưỡng cho phép, không cần điểm danh ra về nhưng vẫn tính công….

Đầu tư vào hệ thống chấm công là lựu chọn thông minh của nhà quản lý, lựa chọn hệ thống chấm công phù hợp cho hệ thống của mình là một nhà quản lý tải ba. Trên thực tế tùy vào từng doanh nghiệp mà áp dụng hệ thống chấm công sao cho phù hợp tránh lãng phí hoặc không đáp ứng được yêu cầu mà bạn đề ra, nếu sau bài viết này bạn vẫn còn phân vân chưa biết được nên lưa chọn sản phần nào phù hợp với hệ thống của mình thì hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp hoàn toàn miễn phí.